Приложение № 4
к приказу Управления Министерства юстиции Российской Федерации
по РСО-Алания
от 02.02. 2009 № 9
П О Л О Ж Е Н И Е
об отделе по обеспечению деятельности Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Северная Осетия-Алания
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Отдел по обеспечению деятельности Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Северная Осетия-Алания (далее Отдел) является структурным подразделением Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республики Северная Осетия-Алания (далее — Управление).
1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации (далее — Минюст России), изданными в пределах их компетенции, Положением об Управлении, ведомственными правовыми актами Управления, настоящим Положением, должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих Управления.
1.3. В состав Отдела входят 6 федеральных государственных гражданских служащих: начальник отдела, заместитель начальника Отдела — главный бухгалтер, главный специалист-эксперт, главный специалист-эксперт (заместитель главного бухгалтера), ведущий специалист-эксперт, специалист-эксперт.
1.4. Отдел осуществляет деятельность в пределах своей компетенции и во взаимодействии со структурными подразделениями Управления, Минюста России, а также с органами государственной власти и управления Республики Северная Осетия-Алания, органами местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания.
1.5.Федеральные государственные гражданские служащие Отдела выполняют возложенные на них функции в соответствии с настоящим положением и с установленным распределением обязанностей и должностными регламентами.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Организационно-аналитическое, документационное, справочно-информационное и методическое обеспечение управленческой деятельности Управления.
2.2. Планирование деятельности Управления.
2.3. Организация работы совещательных органов.
2.4. Организация подготовки ведомственной статистической отчетности и ее представление в Управление Минюста России по Ростовской области и Министерство юстиции Российской Федерации.
2.5. Организация взаимодействия с Аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе по Республике Северная Осетия-Алания.
2.6. Организация работы с обращениями граждан, личному приему граждан.
2.7. Осуществление ведомственного контроля.
2.8. Обеспечение реализации в Управлении федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно — правовых актов Минюста России, входящим в компетенцию отдела.
2.9. Организация кадрового обеспечение деятельности Управления, в том числе профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации и стажировки федеральных государственных гражданских служащих, резерва для замещения должностей и выдвижения на вышестоящую должность в Управлении.
2.10. Обеспечение кадровой политики в Управлении.
2.11. Организация и проведение служебных проверок в Управлении.
2.12. Организация документационного обеспечения в Управлении.
2.13. Организация и оказание методической и практической помощи сотрудникам Управления по вопросам организации деятельности, планирования, документационного оформления деятельности, госслужбы и кадров.
2.14. Финансово-экономическое и материально-техническое обеспечение деятельности Управления.
2.15. Укрепление материально-технической базы Управления путем закупки основных средств, расходных материалов в рамках установленных норм положенности и в соответствии с утвержденными лимитами бюджетных обязательств.
2.16. Осуществление деятельности по заключению договоров аренды, коммунальных услуг, обеспечивающих деятельность Управления.
3.ПОЛНОМОЧИЯ
Отдел осуществляет следующие полномочия:
3.1. Совместно с отделами Управления разрабатывает планы работы Управления, Координационного совета при Управлении (далее Корсовет), оперативного совещания руководящего состава Управления, проекты приказов и распоряжений руководителя Управления по вопросам организационно-управленческой деятельности в пределах и в соответствии с возложенными на отдел задачами, а также приказы по личному составу.
3.2. Контролирует по формам и срокам выполнение планов Управления, решений Корсовета, оперативных совещаний Управления, приказов, распоряжений и поручений Минюста России и руководителя Управления.
3.3. Обеспечивает организационное и документационное обеспечение деятельности Корсовета и оперативных совещаний руководящего состава Управления.
3.4. Контролирует состояние планирования и исполнительской дисциплины в Управлении.
3.5. Организует взаимодействие с отделами Управления, Управление Минюста России по Ростовской области, Минюста России, аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе по РСО-Алания, органами государственной власти и управления Республики Северная Осетия-Алания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.6. Оказывает методическую и практическую помощь в разработке планов работы, периодически обобщает практику планирования работы отделов Управления.
3.7. Совместно с отделами осуществляет сбор, накопление, обобщение и анализ информации о состоянии работы в установленной сфере деятельности, обеспечивает передачу информации в Минюст России и в Управление Минюста России по Ростовской области.
3.8. Готовит предложения руководству Управления, направленные на совершенствование деятельности по результатам обобщения и анализа информации о деятельности Управления.
3.9. В пределах своей компетенции оказывает практическую и методическую помощь сотрудникам Управления по организационно-управленческой деятельности;
3.11. Осуществляет в установленном порядке ведомственный контроль, в том числе служебные проверки.
3.12. Готовит аналитические, информационные, справочные и иные материалы по вопросам организационного обеспечения управленческой деятельности, делопроизводству, финансово-экономическим и материально-техническим вопросам, вопросам госслужбы и кадров, вносит предложения по совершенствованию деятельности в пределах компетенции отдела.
3.13. Изучает и дает оценку информационно-отчетным и иным документам, относящимся к компетенции отдела, а также составляет аналитические записки о результатах работы Управления за отчетный период.
3.14. По поручению руководителя Управления организует и участвует в проверках деятельности территориальных органов, подведомственных Минюсту России федеральных служб и учреждений Минюста России, находящихся на территории Республики Северная Осетия-Алания.
3.15. Совместно с отделами Управления вносит предложения, направленные на совершенствование работы деятельности территориальных органов, подведомственных Минюсту России, находящихся на территории Республики Северная Осетия-Алания.
3.16. Совместно с отделами Управления направляет в установленном порядке высшим должностным лицам РСО-Алания (руководителям высших исполнительных органов государственной власти РСО-Алания предложения, касающиеся вопросов совместной деятельности Управления и органов исполнительной власти РСО-Алания, а также информацию об основных направлениях и результатах работы Управления.
3.16. Разрабатывает организационную структуру, штатное расписание, предложения по эффективному использованию кадров.
3.17. Комплектует кадровый состав Управления в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы и штатным расписанием.
3.18. Организует систему учета, формирования и движения персонала.
3.19. Оформляет личные дела и трудовые книжки сотрудников Управления, их учет и хранение.
3.20. Формирует банк данных и реестр федеральных государственных гражданских служащих Управления.
3.21. Оформляет и выдает служебные удостоверения сотрудникам Управления и адвокатам.
3.22. Организует проведение аттестации, квалификационных экзаменов, конкурсных испытаний федеральных государственных гражданских служащих, конкурса на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы.
3.23. Анализирует уровень профессиональной подготовки федеральных государственных гражданских служащих Управления и выполняет задачи по повышению их квалификации и профессиональной подготовке, стажировке.
3.24. Готовит материалы по доплате к государственной пенсии федеральным государственным гражданским служащим.
3.25. Готовит представления на федеральных государственных гражданских служащих к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий и классных чинов.
3.26. Организует комиссионное исчисление стажа госслужбы федеральным государственным гражданским служащим Управления.
3.27. Анализирует дисциплинарную практику Управления.
3.28. Формирует кадровый резерв, организует работу с кадровым резервом и его эффективное использование.
3.29. Организует сдачу федеральными государственными гражданскими служащими сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.
3.30. Организует в целом делопроизводство в Управлении.
3.31. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Управления.
3.32. Осуществляет контроль за сроками разрешения жалоб и обращений граждан.
3.33. Организует, осуществляет и обеспечивает в соответствии с законодательством Российской Федерации защиту сведений, составляющих государственную тайну и иную охраняемую законом тайну.
3.34. Участвует в организации и выполнении мероприятий по мобилизационной подготовке, гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.
3.35. Ведет Интернет-сайт Управления.
3.36. Осуществляет оформление и регистрацию в установленном порядке приказов и распоряжений Управления, в том числе по основной деятельности.
3.37. Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюцией руководителя Управления, анализирует состояние исполнительской дисциплины.
3.38. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в отделах Управления.
3.39. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, централизованную регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданную по специальным средствам связи.
3.40. Анализирует организацию деятельности Управления и разрабатывает предложения по ее совершенствованию;
3.41. Осуществляет функции администратора поступлений средств в бюджеты.
3.42. Проверяет первичные документы на предмет правильности оформления, своевременности представления и соблюдения законности совершаемых операций.
3.43. Осуществляет учет, внутренний, текучий и последующий контроль за использованием финансовых средств Управления.
3.44. Обеспечивает сотрудников Управления денежным довольствием.
3.45. Своевременно проводит расчеты, возникающие в процессе исполнения финансовых обязательств с предприятиями, учреждениями и юридическими лицами.
3.46. Проводит инвентаризацию денежных средств, расчетов и материальных ценностей Управления.
3.47. Составляет проекты бюджетных смет на содержание Управления в пределах ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете на соответствующий период, обеспечивает их целевое и эффективное использование.
3.48. Осуществляет функцию получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Управления.
3.49. Организует и ведет бухгалтерский учет исполнения бюджетной сметы, составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность по вопросам финансово-экономической и хозяйственной деятельности, представляет ее в установленные сроки в определенные законодательством Российской Федерации уполномоченные органы.
3.50. Составляет проекты планов и обоснование потребности Управления в государственных капитальных вложениях, топливно-энергических, материально-технических ресурсах, автотранспорте, организует работу по эффективному использованию материально-технических ресурсов и сохранности имущества, по улучшению условий труда, материального и социально-бытового обеспечения федеральных государственных гражданских служащих.
3.51. Обеспечивает сохранность первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета.
3.52. Организует планирование эксплуатации автотранспорта в соответствии с нормативно-правовыми требованиями и осуществляет контроль расхода ГСМ и соблюдением норматива пробега.
3.53. Осуществляет сбор заявок на приобретение мебели, оргтехники, канцтоваров, бумажно-бланочной продукции.
3.54. Производит закупку необходимых материальных ценностей и их выдачу сотрудникам Управления.
3.55. Проводит в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, размещение заказа путем проведения торгов в форме конкурса, аукциона, без проведения торгов (запрос котировок, у единого поставщика (исполнителя, подрядчика), на товарных биржах), а также заключает государственные контракты на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления по субъекту и договоры гражданско-правового характера в пределах, установленных лимитом бюджетных обязательств.
3.56. Готовит акты и обоснования на списание материальных средств и основных фондов.
3.57. По поручению руководителя Управления рассматривает обращения граждан, юридических лиц в пределах своей компетенции.
4.ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4.1. Организация деятельности Отдела проводится во взаимодействии с отделами Управления в соответствии с нормативными правовыми актами Минюста России, приказами и распоряжениями Управления, планом основных организационных мероприятий Минюста России и Управления, а также с планом работы Отдела.
Отдел осуществляет свою деятельность под непосредственным руководством руководителя Управления.
Отдел возглавляет начальник.
Начальник Отдела:
4.4.1. Осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение стоящих перед ним задач.
4.4.2. Разрабатывает положение об Отделе.
4.4.3. Распределяет должностные обязанности между сотрудниками Отдела.
4.4.4. Разрабатывает и представляет на утверждение руководителю Управления должностные регламенты федеральным государственным гражданским служащим Отдела, контролирует их исполнение.
4.4.5. Осуществляет в установленном порядке планирование работы Отдела.
4.4.6. Обеспечивает исполнение в Отделе исполнения законодательства Российской Федерации о государственной гражданской службе.
4.4.7. Организует кадровое обеспечение Отдела, в том числе профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации и стажировки федеральных государственных гражданских служащих Отдела.
4.4.8. Ходатайствует перед руководителем Управления о применении в отношении федеральных государственных гражданских служащих Отдела мер поощрения и дисциплинарного взыскания, а также о выплате надбавок и премий.
4.4.9. Готовит представления о присвоении федеральным государственным гражданским служащим Отдела классных чинов, почетных званий, о награждении государственными наградами Российской Федерации и ведомственными наградами.
4.4.10. Готовит отзывы на федеральных государственных гражданских служащих Отдела для проведения аттестации на соответствие замещаемой федеральной государственной гражданской должности.
4.4.11. Организует ведение делопроизводства в отделе, обеспечивает сохранность документации, поступившей в Отдел, доводит до сведения федеральных государственных гражданских служащих отдела документацию в части их касающейся.
4.4.12. По мере необходимости проводит рабочие совещания отдела для обсуждения наиболее актуальных вопросов деятельности Отдела, а также наиболее важных организационных документов.
4.5. Федеральные государственные гражданские служащие Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем Управления;
4.6. Федеральные государственные гражданские служащие Отдела осуществляют свою деятельность на основании должностных регламентов и в соответствии с планом работы отдела и Управления и несут персональную ответственность за невыполнение либо некачественное выполнение своих должностных обязанностей, а также невыполнение поручений начальника Отдела.
4.7. Отдел взаимодействует с другими отделами Управления по всем вопросам в пределах своей компетенции.
4.8. Информационное взаимодействие Отдела с другими отделами Управления регламентируется процедурами информационного обмена, как в устной, так и в письменной формах.
4.9. Отдел финансируется Управлением за счет средств, выделяемых из федерального бюджета.