Исполнение международных обязательств Российской Федерации в части  истребования копий наследственных дел и материалов по ним с территории государств – членов СНГ, стран Балтии, Российской Федерации осуществляется в соответствии с Конвенцией  о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенной в г. Минске 22 января 1993 года, международными договорами Российской Федерации, а также Приказом Министерства юстиции Российской Федерации № 249 от 24.12.2007 «Об утверждении методических рекомендаций об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации в сфере правовой помощи» (далее — Методические рекомендации).

Ходатайства (поручения) о правовой помощи, связанные с нотариальной деятельностью, направляются для исполнения нотариусам через территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации, ответы на ходатайства также подлежат направлению в территориальный оран Министерства юстиции Российской Федерации для последующей передачи в компетентный орган иностранного государства.

Нотариус, а также лицо, временно исполняющее обязанности нотариуса, обращается с запросом о правовой помощи в виде поручения (просьбы) об оказании содействия в получении информации необходимой для совершения конкретного нотариального действия. В данном случае это могут быть поручения: о направлении копий наследственных дел и материалов по ним; об установлении адресов лиц, проживающих на территории иностранного государства; о принятии мер, необходимых для обеспечения охраны наследственного имущества, находящегося на территории запрашиваемого государства, или для управления этим наследственным имуществом; о вскрытии (оглашении) завещания.

Поручение (просьба) должно быть оформлено в соответствии с требованиями международных договоров, на соответствующем бланке, удостоверено подписью нотариуса и заверено оттиском печати, а также должно включать следующие сведения:

- наименование запрашиваемого органа юстиции иностранного государства;

- наименование и адрес государственной нотариальной конторы, фамилию, имя, отчество работающего в ней нотариуса либо фамилию, имя, отчество нотариуса, занимающегося частной практикой (с указанием нотариального округа), или лица, временно исполняющего обязанности нотариуса, от которого исходит поручение (просьба);

- информацию о том, в связи с чем необходимы сведения или документы;

- фамилию, имя и отчество наследодателя, дату его рождения и смерти;

- место регистрации или постоянного пребывания наследодателя либо фамилию, имя и отчество лица, в отношении которого запрашивается необходимая информация, а также место регистрации или постоянного пребывания данного лица;

- другие сведения, необходимые для исполнения поручения (просьбы).

К поручениям о правовой помощи рекомендуется прикладывать копию свидетельства о смерти.

При оформлении документов, связанных с исполнением поручения иностранного нотариуса, необходимо строго руководствоваться п. 54 Методических рекомендаций, а именно:

- при наличии наследственного дела ответ на запрос, адресованный иностранному нотариусу, и копия наследственного дела сшиваются, листы нумеруются, скрепляются подписью и удостоверяются оттиском печати нотариуса, количество листов указываются прописью. Данные документы направляются в адрес Управления вместе с сопроводительным письмом, адресованным в Управление, при этом, данное сопроводительное письмо к настоящим документам не подшивается;

- при отсутствии наследственного дела, а также иных сведений подготавливается ответ на имя иностранного нотариуса и вместе с сопроводительным письмом направляется в адрес Управления.